Der Vorstand

Der Vorstand des RFV Striegistal setzt sich gemäß den jährlichen Wahlen der Mitgliederversammlung aus folgenden fünf Personen zusammen:
Die Aufgaben des Vereinsvorstandes werden durch die Vereinssatzung festgelegt.
Die finanziellen Belange regelt die Finanz- und Beitragsordnung.

Die Aufgaben des Vorstands sind vielfältig.
Hier soll einmal zusammengefasst werden, welcher Posten wofür verantwortlich ist.

Im Folgenden sind die wesentlichen Aspekte der Aufgabenprofile aller Vorstandsämter (1. und 2. Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer und Sport-/Jugendwart) zusammengefasst, so dass man sich als Anwärter für ein Amt eine Vorstellung machen kann, welche Aufgaben damit verbunden sind. Aber auch für die Mitglieder, die kein Amt übernehmen möchten, ist es sicher interessant, einmal zu erfahren, was an ehrenamtlicher Arbeit im Vorstand zu leisten ist.
Nur der Einfachheit halber ist immer die männliche Form bei der Amtsbezeichnung gewählt, aber selbstverständlich kann jedes Amt sowohl von einem weiblichen als auch einem männlichen Vereinsmitglied besetzt werden.


Aufgaben als 1. Vorsitzender

Der 1. Vorsitzende ist der 1. Ansprechpartner und offizielle Repräsentant des Vereins nach außen. Er ist entsprechend der Satzung für den Verein unterschriftsberechtigt und der zentrale Organisator der Vereinsangelegenheiten. Der Erste, nach dem im Verein gefragt wird, ist nun mal der Vereinschef. Das heißt nicht, dass der 1. Vorsitzende alles im Alleingang macht. Er kann Aufgaben delegieren und auch Verantwortung an andere Vereinsbeauftragte abgeben, aber die Fäden laufen letztendlich bei ihm zusammen. Der 1. Vorsitzende muss gut informiert sein, was im Verein abläuft. Entscheidungen werden in den Vereinssitzungen zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern bzw. in der erweiterten Vorstandssitzung mit den Gruppen abgestimmt und gemeinsam getroffen.
Der 1. Vorsitzende wirkt bei der Organisation und Vorausplanung der großen Vereinstreffen und Vereinsveranstaltungen mit, als da wären: die Weihnachtsfeier, Frühlingsfeste, großes Reitturnier, Vereinsturnier, die Jahreshauptversammlung, etc. An die rechtzeitige und vorausschauende Reservierung aller nötigen Räume ist zu denken. Es ist immer wichtig, dass ein gutes Arbeitsteam gebildet wird.
Es besteht eine enge Zusammenarbeit mit dem Ortschaftsrat von Pappendorf, damit dort auch die Interessen des Vereins vertreten werden.
Im Übrigen kümmert er sich um alle anfallenden Arbeiten auf unserem Reitplatzgelände als da wären: abmähen, nachmähen, erneuern der festen Hindernisse und Koordination verschiedenster Arbeiten die anfallen und die wöchentlich in der Saison auch schon gern mal mehrere Stunden in Anspruch nehmen.
So verbringt der Vorsitzende seine Freizeit mit viel körperlicher Reitplatzarbeit aber auch Büroarbeit, Emailverkehr und einem Telefonat nach dem anderen. Er ist immer in der Pflicht und wird aber für die viele ehrenamtliche Arbeit nicht immer nur gelobt, manchmal muss er auch Kritik einstecken können. Da heißt es die Nerven zu bewahren.
Die idealen Vorraussetzungen als Vereinschef sind also:
- PC Kenntnisse mit Internetanschluss
- viel Freude im Vereinsleben
- gute Teamfähigkeit
- gute Kontakte in der Umgebung
- gewisse Arbeitstechnik vor Ort
- gute Kenntnis der Landwirtschaft


Aufgaben als 2. Vorsitzender

Der 2. Vorsitzende entlastet den 1. Vorsitzenden bei seinen vielen Aufgaben und übernimmt die Funktion des Stellvertreters.
Welche Aufgaben der 2. Vorsitzende genau übernimmt ergibt sich aus der Aufgabenverteilung, die sich zwischen dem 1. und 2. Vorsitzenden einspielt. Da der 2. Vorsitzende, was Repräsentationstermine betrifft, weniger in die Pflicht genommen ist als der 1. Vorsitzende, hat er mehr Freiheit, sich persönliche Aufgabenschwerpunkte in der Vereinsarbeit zu setzen.
Wenn dem 2. Vorsitzenden wie dies bei Kathleen Zwintzscher der Fall war, die Sponsorensuche gut liegt, so ist es für den 1. Vorsitzenden eine gute Entlastung, wenn der 2. Vorsitzende sich hier entsprechend spezialisiert.
Wichtig ist, dass sich der 1. und 2. Vorsitzende in ihrer Arbeit optimal abstimmen und dass ein guter Informationsfluss herrscht. Ist der 1. Vorsitzende einmal verhindert, so muss der 2. Vorsitzende auch kurzfristig als Vereinschef einspringen können.


Aufgaben des Kassenwarts

Eine ideale Voraussetzung für das Amt des Kassenwartes es natürlich, wenn man beruflich bereits Vorerfahrung hat oder sich privat dafür interessiert.
In den letzten 15 Jahren, in denen es dieses Amt bei uns im Verein gibt, hat sich im Tätigkeitsprofil des Kassiers schon einiges geändert. Bargeld spielt keine große Rolle mehr, Zahlungsvorgänge laufen fast ausschließlich über die Bank und das schon lange Online.
Die Tätigkeiten im Detail:
Beim Geldeinnehmen: Die Mitgliedsbeiträge sind per Lastschrift von denjenigen Mitgliedern einzuziehen, die diesem Zahlungsweg zugestimmt haben. Das sind derzeit leider noch nicht viele der Mitglieder. Hierbei muss die Zahlungsdatei vorher auf neuesten Stand gebracht werden, ausgetretene Mitglieder dürfen nicht eingezogen werden, Neumitglieder müssen zugefügt werden und zahlen im 1. Jahr einen anteiligen Beitrag und eine Beitrittsgebühr, die im 2. Jahr entfernt werden muss.
Bei Mitgliedern, die einer automatischen Abbuchung noch nicht zugestimmt haben, ist ein Bareinzug des Beitrages gegen Quittung erforderlich. Dies zieht sich leider über das ganze Jahr hin. Wir haben einige Halbjahreszahler, für die muss der Einzug im Juli wiederholt werden mit dem jeweils halben Beitrag. Wenn es dem Jahresende entgegengeht, im Herbst, müssen die säumigen Zahler gemahnt werden.
Des Weiteren müssen die Zahlungseingänge der Dauerauftragszahler geprüft werden.
Beim Geldausgeben: Die Überweisungen der anfallenden Rechnungen, wie etwa den Mitgliedsbeitrag beim KSB oder fällige Rechnungen die nach den Veranstaltungen anfallen, müssen innerhalb einer Frist bezahlt werden um möglichst das angegebene Skonto auszunutzen.
Weitere Tätigkeiten: Einnahmen und Ausgaben sind mit einem Buchführungsprogramm und / oder mit dem Kassenbuch zu verbuchen. Vor der Jahreshauptversammlung ist in der Revision die ordentliche Arbeit gegenüber den 2 Kassenprüfern nachzuweisen. In der Jahreshauptversammlung berichtet der Kassenwart über seine Tätigkeit im abgelaufenen Jahr und beantwortet ggf. Fragen zu einzelnen Posten. Wenn alles gut geht (bisher immer), wird er von den Mitgliedern entlastet.
Bei den vereinsüblichen Zusammenkünften muss der Kassenwart auf mögliche Barauszahlungen gegen Beleg (z.B. bei kurzfristigen Klein-Anschaffungen) vorbereitet sein, aber auch auf sein mitgebrachtes Geld achten! Auch bar bezahlende Mitglieder leisten bei solchen Gelegenheiten oft ihre Mitgliedsbeiträge.
Bei Turnieren muss der Kassierer die ganze Zeit zur Verfügung stehen, um der Meldestelle des Turniers beizustehen, Geldpreise und Ehrenpreise ausgeben, Nachnenngelder und Nenngelder einnehmen, für Richter u. Parcourschef die Bezahlung vorzunehmen.
Damit sind die meisten und wesentlichen Arbeiten eines Kassiers beschrieben.


Aufgaben als Schriftführer

Der Schriftführer ist für alles zuständig, was mit Schriftverkehr im Verein zu tun hat, auch um den Vorsitzenden und den Kassenwart zu entlasten.
Dies beginnt schon bei der regelmäßigen Bearbeitung des Briefeingangs im „Vereinsbüro“, der an die richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten ist. Hierzu gehört auch das Sichten und Verteilen des Email-Eingangs. Standardanfragen beantwortet der Schriftführer direkt und verschickt entsprechend Infomaterial an Interessenten.
Hinzu kommt die computergestützte Pflege der Adressverwaltung, die die Mitglieder, Interessenten, externen Vereine, Firmen, Institute, Sponsoren etc. umfasst.
Bei Vorstandssitzungen übernimmt der Schriftführer die anspruchsvolle Aufgabe der Protokollführung.
Im Auftrag des Vorstands erstellt der Schriftführer Schreiben zu Vereinsangelegenheiten, hierzu gehören Spendenaufrufe und die Bearbeitung individueller Anfragen. Des Weiteren müssen regelmäßig Zeitungsartikel für lokale Zeitungen verfasst werden.
Um die schriftlichen Aufgaben gut bewältigen zu können, sollte vor allem der Schriftführer über ein gutes Schriftdeutsch verfügen. Für das Mitprotokollieren bei Sitzungen ist es natürlich von Vorteil, wenn der Schriftführer über ein noch ausreichendes Hörvermögen verfügt.
Damit sind die wesentlichen Aufgaben eines Schriftführers beschrieben.


Aufgaben als Sport- und Jugendwart

Der Sport- und Jugendwart hat die Aufgabe, die Turnierveranstaltungen im Verein zu koordinieren und über die finanziellen Mittel der Turniere zu beschließen. Beim Einsatz finanzieller Mittel ist die Genehmigung des Kassenwarts einzuholen. Im Übrigen ist der Vorstand weisungsberechtigt.

Die Koordination der Turniere beinhaltet die Ausschreibungen, wobei Wünsche berücksichtigt und eingearbeitet werden müssen, der Vertrieb der Ausschreibungen wobei diese fast ausschließlich über das Internet vertrieben werden. Nenngelder eintreiben und Startfolgen ausarbeiten. Nennungen bearbeiten und Zeitpläne ausarbeiten.
Des Weiteren gehören die Organisation der Verpflegung und der Arbeitsteams für die Verpflegung zu den Aufgaben des Wartes. Dies umfasst die Bestellung und die Einteilung in die jeweiligen Aufgaben.
Bei Striegistalturnier umfassen die Aufgaben hauptsächlich die Koordination der eingeteilten Arbeitskräfte und die Erarbeitung des Arbeitsplans.
Eine enge Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern ist unabdingbar denn sonst sind solche Planungen nicht zu schaffen.
Der gesamte Vorstand steht miteinander ständig in Kontakt und beruft, wenn nötig, Vorstandssitzungen ein. Des Weiteren vermittelt er den Mitgliedern, sei es persönlich, telefonisch oder über die Internetseite (die Herr Micha Reichert für uns führt), Neuigkeiten. Wobei die Mitglieder jederzeit jedes Mitglied des Vorstandes zu Neuigkeiten befragen dürfen.


So, dies umfasst im Groben die Vorstandarbeit. Im Detail ist jede Arbeit sehr aufwändig und nimmt einige Zeit in Anspruch.